Zatrudnianie nowego pracownika to proces, który wymaga przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Kompletna lista dokumentów potrzebnych do zatrudnienia pracownika to podstawa prawidłowego rozpoczęcia współpracy i uniknięcia problemów prawnych w przyszłości.
Pracodawca ma obowiązek skompletować szereg dokumentów, które będą stanowić część akt osobowych. Akta osobowe powinny być podzielone na cztery części: A, B, C i D, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Część A zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, część C – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, a część D – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Przygotowanie kompletu dokumentów kadrowych jest kluczowe nie tylko ze względu na wymogi prawne, ale również dla zapewnienia przejrzystości relacji pracodawca-pracownik. Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Poniżej przedstawiamy kompletną listę dokumentów niezbędnych przy zatrudnianiu pracownika, którą można pobrać jako gotowy szablon do wykorzystania w procesie rekrutacji i onboardingu nowych członków zespołu.
DOKUMENTY POTRZEBNE DO ZATRUDNIENIA PRACOWNIKA
CZĘŚĆ A – Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
- Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
- CV i list motywacyjny
- Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
- Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia
CZĘŚĆ B – Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy
- Kwestionariusz osobowy pracownika
- Umowa o pracę
- Zakres obowiązków
- Oświadczenie pracownika dla celów ZUS (ZUS ZWUA)
- Oświadczenie do celów podatkowych (PIT-2)
- Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP)
- Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy
- Oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami BHP
- Skierowanie na badania lekarskie
- Oświadczenie o równym traktowaniu w zatrudnieniu
CZĘŚĆ C – Dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia
- Dokumenty dotyczące zmiany warunków zatrudnienia
- Zaświadczenia o ukończonych szkoleniach
- Dokumenty związane z awansem lub zmianą stanowiska
- Karta ewidencji czasu pracy
- Wnioski urlopowe
- Zwolnienia lekarskie
CZĘŚĆ D – Dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
- Wypowiedzenie umowy o pracę
- Świadectwo pracy
- Karta obiegowa
DODATKOWE DOKUMENTY
| Dokument | Wymagany dla | Uwagi |
|---|---|---|
| Oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej | Pracownicy prowadzący działalność | Wymagane w niektórych instytucjach |
| Zgoda na przetwarzanie danych osobowych | Wszyscy pracownicy | Zgodnie z RODO |
| Oświadczenie o niekaralności | Wybrane stanowiska | Zależnie od charakteru pracy |
WSKAZÓWKI
Jak kompletować dokumenty kadrowe?
Prawidłowe skompletowanie dokumentacji pracowniczej to kluczowy element procesu zatrudnienia. Warto pamiętać, że brak odpowiednich dokumentów może skutkować karami finansowymi podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego tak istotne jest przestrzeganie wymogów prawnych w tym zakresie.
Dokumenty części A – etap rekrutacji
Na etapie rekrutacji należy zebrać podstawowe dokumenty kandydata, takie jak CV, list motywacyjny oraz kwestionariusz osobowy. Pracodawca może prosić tylko o te dane, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Żądanie informacji wykraczających poza zakres określony w art. 22¹ Kodeksu pracy jest niedopuszczalne i może zostać uznane za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.
Dokumenty części B – nawiązanie stosunku pracy
Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu pracownika, należy przygotować umowę o pracę oraz szereg innych dokumentów wymienionych w szablonie. Szczególnie istotne jest oświadczenie o równym traktowaniu, które potwierdza, że pracownik został poinformowany o zasadach równego traktowania w zatrudnieniu i metodach przeciwdziałania dyskryminacji.
Informacja o warunkach zatrudnienia musi zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, w tym m.in. informacje o czasie pracy, wynagrodzeniu, urlopie wypoczynkowym oraz zasadach rozwiązania umowy. Dokładne określenie tych warunków chroni zarówno pracodawcę, jak i pracownika przed potencjalnymi nieporozumieniami w przyszłości.
Jak prowadzić akta osobowe?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., akta osobowe powinny być prowadzone w sposób usystematyzowany. Każda z czterech części akt (A, B, C i D) powinna być wyraźnie oznaczona i zawierać odpowiednie dokumenty w porządku chronologicznym.
Pracodawca może prowadzić dokumentację w formie papierowej lub elektronicznej, jednak w przypadku wyboru formy elektronicznej musi zapewnić odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, gwarantujące autentyczność dokumentów oraz ochronę przed nieuprawnionym dostępem.
Modyfikacja dokumentów do specyficznych potrzeb
Przedstawiony wzór zawiera podstawowe dokumenty wymagane przy zatrudnieniu pracownika, jednak w zależności od branży i charakteru pracy, lista ta może wymagać uzupełnienia. Na przykład:
- W przypadku stanowisk kierowniczych – dodatkowe oświadczenia o odpowiedzialności materialnej
- Dla pracowników mających dostęp do informacji poufnych – umowy o zachowaniu poufności (NDA)
- Dla pracowników korzystających z samochodu służbowego – umowy o korzystaniu z pojazdu
Wszystkie dokumenty powinny być dostosowane do specyfiki firmy i stanowiska pracy, jednak zawsze muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat. Dotyczy to pracowników zatrudnionych po tej dacie. W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca może wybrać skrócony okres przechowywania, pod warunkiem złożenia odpowiedniego oświadczenia do ZUS i poinformowania o tym pracownika.
Prawidłowe przechowywanie dokumentacji oznacza zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, a także przed dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku dokumentacji elektronicznej konieczne jest regularne tworzenie kopii zapasowych.
Pamiętaj, że komplet dokumentów kadrowych to nie tylko wymóg formalny, ale również zabezpieczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Dobrze przygotowana dokumentacja pozwala uniknąć nieporozumień i potencjalnych sporów w przyszłości.