Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to kluczowy element dokumentacji w procesie sprzedaży i logistyki. Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność handlową powinien znać i stosować ten dokument, który potwierdza wydanie towaru odbiorcy. Prawidłowo wypełniony druk WZ stanowi dowód przekazania towarów poza firmę i jest podstawą do wystawienia faktury.

Dokument WZ powinien zawierać kilka niezbędnych elementów. Do najważniejszych należą: dane sprzedawcy i odbiorcy, data wydania towaru, numer dokumentu, szczegółowy wykaz wydawanych produktów wraz z ich ilością oraz podpisy osób odpowiedzialnych. Warto pamiętać, że dokument WZ nie jest dokumentem księgowym, ale stanowi istotne potwierdzenie transakcji.

Korzystanie z gotowych wzorów dokumentów WZ znacząco usprawnia prowadzenie działalności gospodarczej. Darmowe druki WZ dostępne online pozwalają zaoszczędzić czas i uniknąć błędów formalnych. Można je łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb firmy, zachowując przy tym wszystkie wymagane prawem elementy.

Poniżej prezentujemy profesjonalny wzór dokumentu WZ, który możesz pobrać i wykorzystać w swojej działalności. Dokument jest gotowy do edycji i dostosowania do specyfiki Twojej firmy.

Jak prawidłowo wypełnić dokument WZ?

Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) jest kluczowym elementem w procesie logistycznym firmy. Prawidłowe wypełnienie wszystkich pól gwarantuje, że dokument będzie miał wartość dowodową i skutecznie potwierdzi wydanie towaru z magazynu. Poprawnie sporządzony dokument WZ chroni interesy zarówno sprzedawcy, jak i odbiorcy, stanowiąc jasny dowód przekazania określonych towarów.

Najważniejsze elementy dokumentu WZ

Przedstawiony wzór zawiera wszystkie niezbędne elementy, które powinien zawierać profesjonalny dokument WZ:

• Nagłówek z oznaczeniem „Dokument Wydania Zewnętrznego (WZ)” – jednoznacznie określa rodzaj dokumentu i jego przeznaczenie.
• Dane sprzedawcy i odbiorcy – pełne informacje o firmach uczestniczących w transakcji, w tym nazwa, adres, NIP i telefon kontaktowy, co umożliwia szybką identyfikację stron.
• Numer dokumentu – unikalny identyfikator dokumentu, najczęściej w formacie WZ/ROK/MIESIĄC/NUMER, ułatwiający archiwizację i wyszukiwanie.
• Daty – zarówno data wystawienia dokumentu, jak i faktycznego wydania towaru, co ma znaczenie dla rozliczeń księgowych.
• Tabela z wykazem towarów – zawierająca lp., nazwę towaru, ilość, jednostkę miary i numer partii, co precyzyjnie określa przedmiot wydania.
• Uwagi – miejsce na dodatkowe informacje, np. numer powiązanego zamówienia lub specjalne warunki dostawy.
• Podpisy – miejsca na podpisy osób wydających, odbierających i zatwierdzających dokument, co potwierdza zgodność wydania z ustaleniami.

Dostosowanie wzoru dokumentu WZ do potrzeb firmy

Zaprezentowany darmowy druk WZ można łatwo dostosować do specyficznych wymagań każdej firmy. W zależności od branży i charakteru działalności warto rozważyć dodanie następujących elementów, które zwiększą funkcjonalność dokumentu i lepiej odpowiedzą na potrzeby Twojego biznesu:

Możliwe modyfikacje dokumentu WZ

• Dodatkowe kolumny w tabeli towarów – w zależności od potrzeb można dodać informacje o cenie jednostkowej, wartości, kodzie produktu czy miejscu składowania. Jest to szczególnie przydatne dla firm z rozbudowanym asortymentem.
• Informacje o transporcie – w przypadku firm logistycznych warto uwzględnić dane o środku transportu, numerze rejestracyjnym pojazdu i dane kierowcy. Zabezpiecza to odpowiedzialność za towar podczas transportu.
• Powiązania z innymi dokumentami – można dodać odniesienia do numerów faktur, zamówień czy innych dokumentów powiązanych, co ułatwia śledzenie całego procesu handlowego.
• Logo i dane firmowe – personalizacja dokumentu poprzez dodanie logo firmy i dostosowanie kolorystyki do identyfikacji wizualnej przedsiębiorstwa zwiększa profesjonalny wizerunek firmy.

Praktyczne zastosowanie dokumentu WZ

Dokument WZ znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach biznesowych. Najczęściej jest wykorzystywany w następujących przypadkach, które warto rozpoznać, aby efektywnie zarządzać dokumentacją w firmie:

• Wydanie towaru przed wystawieniem faktury – gdy towar jest wydawany, a faktura zostanie wystawiona później, np. przy zbiorczym fakturowaniu na koniec miesiąca.
• Przesunięcia międzymagazynowe – przy przemieszczaniu towarów między różnymi lokalizacjami firmy, co pomaga w śledzeniu przepływu towarów.
• Wydanie próbek lub materiałów promocyjnych – w przypadku przekazywania towarów bez faktury sprzedaży, np. dla celów marketingowych.
• Dostawy do klientów – jako potwierdzenie odbioru zamówionych produktów, szczególnie przy regularnych dostawach do stałych odbiorców.

Pamiętaj, że dokument WZ nie zastępuje faktury VAT i nie jest podstawą do zapłaty. Służy jedynie jako potwierdzenie wydania towaru i może być podstawą do późniejszego wystawienia faktury. Jest to istotne rozróżnienie, które pomaga uniknąć nieporozumień z klientami i organami kontrolnymi.

Przechowywanie dokumentów WZ

Zgodnie z przepisami, dokumenty WZ należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. Warto zadbać o odpowiedni system archiwizacji, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, aby w razie kontroli skarbowej móc szybko odnaleźć potrzebne dokumenty. Uporządkowany system archiwizacji nie tylko ułatwia pracę podczas kontroli, ale również usprawnia codzienne zarządzanie dokumentacją w firmie.

Coraz więcej firm decyduje się na cyfrowe przechowywanie dokumentów WZ, co znacząco ułatwia ich wyszukiwanie i zmniejsza ryzyko zgubienia czy zniszczenia dokumentacji. Nowoczesne systemy ERP często oferują moduły do automatycznego generowania i archiwizowania dokumentów WZ, co dodatkowo usprawnia proces logistyczny w przedsiębiorstwie.