Obowiązek zgłoszenia umowy najmu – co musisz wiedzieć

Wynajem mieszkania lub domu to nie tylko podpisanie umowy z najemcą. Jako wynajmujący masz również istotne obowiązki wobec urzędu skarbowego. Zgłoszenie umowy najmu to kluczowy krok, który pozwala na legalne rozliczanie przychodu z najmu oraz uniknięcie potencjalnych kar finansowych. W tym artykule dowiesz się, jak prawidłowo zgłosić umowę najmu do urzędu skarbowego, jakie formularze będą potrzebne oraz jakich terminów musisz przestrzegać.

Właściwe zgłoszenie najmu ma znaczenie nie tylko dla celów podatkowych, ale również skutecznie zabezpiecza Cię jako wynajmującego w przypadku ewentualnych kontroli skarbowych. Poznaj krok po kroku, jak przejść przez ten proces sprawnie i zgodnie z przepisami.

Kiedy należy zgłosić umowę najmu do urzędu skarbowego?

Umowę najmu należy zgłosić do urzędu skarbowego w ściśle określonym terminie, który zależy od wybranej przez Ciebie formy opodatkowania. Przepisy podatkowe przewidują dwa główne terminy:

• Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) – zgłoszenie powinno nastąpić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód z najmu, lub po miesiącu, w którym zawarto umowę.
• Przy wyborze ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – zgłoszenie należy złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód, lub do końca roku podatkowego, jeśli pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu.

Pamiętaj! Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia w terminie może skutkować automatycznym przypisaniem przez urząd skarbowy opodatkowania na zasadach ogólnych, nawet jeśli planowałeś rozliczać się ryczałtem.

Wybór formy opodatkowania przychodów z najmu

Przed zgłoszeniem umowy najmu do urzędu skarbowego musisz podjąć ważną decyzję – w jaki sposób chcesz rozliczać przychody z wynajmu. Do wyboru masz dwie główne opcje, z których każda ma swoje zalety i ograniczenia:

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ta forma opodatkowania jest szczególnie popularna wśród osób wynajmujących nieruchomości prywatnie ze względu na prostotę rozliczeń i minimalną biurokrację. Stawki ryczałtu dla przychodów z najmu wynoszą:

• 8,5% – dla przychodów do 100 000 zł rocznie
• 12,5% – dla przychodów przekraczających 100 000 zł rocznie

Przy ryczałcie nie masz możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu, co oznacza, że podatek płacisz od całej kwoty otrzymanej z tytułu najmu – bez względu na to, jakie wydatki poniosłeś w związku z utrzymaniem nieruchomości.

Zasady ogólne (skala podatkowa)

W tym przypadku przychody z najmu łączysz z innymi swoimi przychodami (np. z pracy) i opodatkowujesz według standardowej skali podatkowej (12% i 32%). Największą zaletą tej formy jest możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodu, takich jak:

• Remonty i naprawy nieruchomości
• Odsetki od kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup wynajmowanej nieruchomości
• Opłaty za media (jeśli są po Twojej stronie)
• Amortyzacja nieruchomości
• Ubezpieczenie nieruchomości
• Podatek od nieruchomości
• Koszty pośrednictwa i ogłoszeń

Wybór formy opodatkowania to indywidualna decyzja, która powinna uwzględniać wysokość przychodów oraz potencjalne koszty związane z wynajmem. Jeśli planujesz ponosić znaczące wydatki na utrzymanie nieruchomości, zasady ogólne mogą być dla Ciebie korzystniejsze finansowo.

Jak zgłosić umowę najmu – niezbędne formularze

Zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego wymaga wypełnienia odpowiednich formularzy, które różnią się w zależności od wybranej formy opodatkowania oraz tego, czy wynajmujesz nieruchomość prywatnie, czy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Najem prywatny – poza działalnością gospodarczą

Jeśli wynajmujesz mieszkanie prywatnie i nie prowadzisz w tym zakresie działalności gospodarczej, potrzebujesz następujących formularzy:

Przy wyborze ryczałtu:

• Formularz PIT-28 (składany raz w roku do końca lutego za rok poprzedni)
• Oświadczenie o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu (składane do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód)

Przy wyborze zasad ogólnych:

• Formularz PIT-36 (składany raz w roku w terminie do 30 kwietnia za rok poprzedni)

Najem w ramach działalności gospodarczej

Jeśli wynajmujesz nieruchomość w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zgłoszenie wygląda nieco inaczej:

• Przy jednoosobowej działalności gospodarczej – przychody z najmu wykazujesz w ramach standardowych rozliczeń działalności (PIT-36, PIT-36L lub PIT-28)
• Przy spółce – zgłoszenie następuje w ramach regularnych rozliczeń podatkowych spółki

Wzór zgłoszenia umowy najmu do urzędu skarbowego

Nie istnieje jeden uniwersalny, urzędowy wzór zgłoszenia umowy najmu do urzędu skarbowego. Zgłoszenie to następuje poprzez złożenie oświadczenia o wyborze formy opodatkowania oraz regularne składanie odpowiednich deklaracji podatkowych w ciągu roku.

Oświadczenie o wyborze ryczałtu powinno zawierać następujące elementy:

• Pełne dane osobowe wynajmującego (imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, NIP)
• Wyraźną informację o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych
• Dokładną datę uzyskania pierwszego przychodu z najmu
• Adres wynajmowanej nieruchomości
• Datę sporządzenia oświadczenia i własnoręczny podpis

Oświadczenie o wyborze ryczałtu możesz złożyć na zwykłej kartce papieru, ponieważ nie istnieje oficjalny formularz przeznaczony do tego celu. Najważniejsze, aby zawierało wszystkie wymagane informacje i zostało złożone w ustawowym terminie.

Praktyczne wskazówki przy zgłaszaniu umowy najmu

Dokumentacja, którą warto przygotować

Przed wizytą w urzędzie skarbowym lub przygotowaniem zgłoszenia online, zadbaj o skompletowanie następujących dokumentów:

• Kopię podpisanej umowy najmu (choć nie jest formalnie wymagana przy samym zgłoszeniu, warto ją mieć przy sobie)
• Dowód osobisty lub inny dokument tożsamości
• Numer NIP (jeśli posiadasz)
• Dokładne dane adresowe wynajmowanej nieruchomości
• Informację o dacie otrzymania pierwszego przychodu z najmu

Najczęstsze błędy przy zgłaszaniu umowy najmu

Unikaj typowych pomyłek, które mogą prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji i problemów z urzędem skarbowym:

Przekroczenie ustawowych terminów – zbyt późne zgłoszenie może skutkować utratą możliwości wyboru korzystniejszej formy opodatkowania i koniecznością rozliczania się według zasad narzuconych przez urząd.

Brak bieżącej aktualizacji danych – jeśli zmieniają się warunki umowy (np. wysokość czynszu), należy to niezwłocznie uwzględnić w prowadzonych rozliczeniach podatkowych.

Nieprawidłowe określenie strony umowy – w przypadku małżonków z wspólnością majątkową, oboje mogą być stroną umowy, co ma istotne znaczenie przy rozliczeniu podatkowym i podziale przychodów.

Zaniedbanie ewidencji przychodów – przy ryczałcie konieczne jest prowadzenie ewidencji przychodów, nawet w uproszczonej formie. Brak takiej dokumentacji może być problematyczny podczas ewentualnej kontroli.

Najem okazjonalny a zgłoszenie do urzędu skarbowego

Najem okazjonalny to specjalna forma najmu, która zapewnia wynajmującemu dodatkowe zabezpieczenia, w tym przede wszystkim możliwość szybszej eksmisji nierzetelnego najemcy. Z podatkowego punktu widzenia, najem okazjonalny zgłaszasz do urzędu skarbowego dokładnie tak samo jak zwykły najem – obowiązują te same zasady, formularze i terminy.

Pamiętaj jednak, że sama umowa najmu okazjonalnego musi zostać dodatkowo zgłoszona do urzędu miasta lub gminy w ciągu 14 dni od jej podpisania. To zgłoszenie jest całkowicie niezależne od zgłoszenia podatkowego do urzędu skarbowego i stanowi odrębną procedurę administracyjną.

Najem okazjonalny wymaga dopełnienia szeregu dodatkowych formalności, takich jak notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji czy wskazanie alternatywnego lokalu, do którego najemca może się przeprowadzić w przypadku eksmisji. Te dokumenty są niezbędne dla skuteczności tej formy najmu.

Faktura za najem prywatny – czy jest konieczna?

Przy najmie prywatnym (poza działalnością gospodarczą) nie masz ustawowego obowiązku wystawiania faktur VAT. Wystarczającym dowodem otrzymania zapłaty jest potwierdzenie przelewu bankowego lub pokwitowanie odbioru gotówki.

Jeśli jednak najemca prosi o dokument potwierdzający płatność (np. gdy wynajmuje na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej), możesz wystawić prosty rachunek, który powinien zawierać:

• Twoje pełne dane jako wynajmującego
• Kompletne dane najemcy
• Datę wystawienia dokumentu
• Precyzyjny opis przedmiotu usługi (np. „Czynsz za najem lokalu mieszkalnego przy ul. Kwiatowej 5/7 w Warszawie za miesiąc czerwiec 2023”)
• Kwotę należności
• Twój własnoręczny podpis

Wzór rachunku za najem prywatny możesz przygotować samodzielnie w dowolnym edytorze tekstu lub skorzystać z gotowych szablonów dostępnych w internecie i księgarniach.

Prawidłowe zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego to nie tylko formalny obowiązek, ale także sposób na uniknięcie niepotrzebnych komplikacji i potencjalnych kar finansowych. Choć procedura może początkowo wydawać się skomplikowana, systematyczne podejście i znajomość podstawowych zasad pozwoli Ci bezpiecznie i zgodnie z prawem czerpać korzyści z wynajmu nieruchomości. Pamiętaj o przestrzeganiu terminów, świadomym wyborze formy opodatkowania oraz regularnym rozliczaniu przychodów z najmu zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.